Wymiana dokumentów i wystawianie duplikatów

Wymiana dokumentów

W przypadku błędu na zaświadczeniach, świadectwach lub dyplomach lub w wypadku konieczności dokonania zmian danych osobowych w wyniku wyroku sądu lub decyzji administracyjnej, należy wystąpić do OKE z podaniem o wymianę dokumentu/dokumentów. Do podania należy dołączyć poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię dokumentu potwierdzającego poprawne dane osobowe (np.: dowód osobisty, odpis skrócony aktu urodzenia, odpis skrócony aktu małżeństwa, zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL, wyrok sądu, decyzja administracyjna itp.) oraz oryginały uprzednio wydrukowanych dokumentów. W przypadku braku oryginału dokumentu, należy wystąpić do OKE w Krakowie o wydanie jego duplikatu.

Czynności związane z wymianą dokumentów nie podlegają opłacie.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 2 lipca 2021 r., poz. 1203 – § 23.1.

Wystawianie duplikatów

Duplikaty wydaje się wyłącznie w wypadku utraty oryginału (zniszczenia, zgubienia) – Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 2 lipca 2021 r., poz. 1203 – § 24.1.

Dotyczy utraty następujących oryginałów:

• zaświadczeń o szczegółowych wynikach sprawdzianu przeprowadzanego w ostatnim roku nauki w szkole podstawowej,
• zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty,
• zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu przeprowadzanego w ostatnim roku nauki w gimnazjum,
• świadectw dojrzałości, wydanych od 2005 roku oraz dotyczących nowej matury zdawanej w roku 2002,
• odpisów świadectw dojrzałości wydanych od 2005 roku oraz dotyczących nowej matury zdawanej w roku 2002,
• aneksów do świadectw dojrzałości wydanych od 2005 roku oraz dotyczących nowej matury zdawanej w roku 2002,
• odpisów aneksów do świadectw dojrzałości wydanych od 2005 roku oraz dotyczących nowej matury zdawanej w roku 2002,
• zaświadczeń maturalnych wydawanych absolwentom, o których mowa w art. 44zzp ustawy o systemie oświaty,
• świadectw ukończenia szkoły podstawowej/gimnazjum/liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych,
• świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie,
• dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe,
• zaświadczeń eksternistycznych dla zasadniczej szkoły zawodowej/szkół branżowych,
• certyfikatów kwalifikacji zawodowej wydawanych od 2020 roku,
• dyplomów zawodowych wydawanych od 2020 roku.

W celu uzyskania duplikatu w/w dokumentów należy

1. dokonać wpłaty 26 złotych za każdy egzemplarz duplikatu na konto bankowe OKE w Krakowie:

Okręgowa Komisja Egzaminacyjna, os. Szkolne 37, 31-978 Kraków, numer konta: 46 1010 1270 0021 0522 3100 0000

W tytule przelewu należy wpisać: imię, nazwisko oraz nazwę dokumentu, którego dotyczy opłata;

2. wypełnić wniosek o wydanie duplikatu (Formularz wniosku o wydanie duplikatu). Wniosek, po wprowadzeniu danych, należy pobrać, wydrukować i czytelnie podpisać;
3. przesłać potwierdzenie dokonania wpłaty oraz podpisany wniosek:

• pocztą tradycyjną na adres: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie, Os, Szkolne 37, 31-978 Kraków

lub

• pocztą elektroniczną po zeskanowaniu wniosku i dowodu wpłaty na adres: duplikaty@oke.krakow.pl

Nie będą rozpatrywane wnioski niekompletne, niepodpisane, bez dowodu wpłaty i przesłane faksem.

UWAGA

1. W celu uzyskania informacji dotyczącej etapu procedowania złożonego wniosku, należy skontaktować się z OKE w Krakowie drogą mailową duplikaty@oke.krakow.pl lub telefonicznie 12 68 32 179.
2. Nie wydajemy duplikatów na poczekaniu. Czas wystawiania duplikatów w Komisji jest zgodny z Kodeksem Postępowania Administracyjnego.
3. Informujemy Państwa, że okręgowe komisje wydają absolwentom oryginał świadectwa dojrzałości lub aneks do świadectwa dojrzałości i jeden odpis – Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 2 lipca 2021 r., poz. 1203 – § 8 ust. 9 oraz § 9 ust. 5.
   OKE w Krakowie nie wydaje zatem absolwentom szkół ponadgimnazjalnych dodatkowych odpisów świadectw dojrzałości. W sprawie rodzaju i formy składanych przy rekrutacji dokumentów należy porozumieć się ze szkołami wyższymi, które określają wymogi dotyczące tych dokumentów.

https://www.oke.krakow.pl/inf/staticpages/index.php?page=20200819105512800